メル注....
快適なメール交換の為に
2001/07/25
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インターネット利用者が増えて、頂くメールの数も日増しに多くなってきましたが、ちょっと困ったメールが多いと思っている人も少なくないでしょう。その困ったメールの多くは、新しくインターネットの利用を始められた方々が知識無しにメールを送った結果であることがほとんどです。この手のビギナーの方々に対して、その都度、正しいメールの送り方を指導してきましたが、毎回同じ事を書くのも大変なエネルギーが必要ですし、半ば面倒になってきました。そこで、長谷川光・高田悦子・office BOYAに縁の有る方にこのページのURLをお伝えして、諸々のメール利用法を再確認していただこうという趣旨でこのページを企画した次第です。
このページをお友達のメール初心者の方にも口コミでご紹介下さり、ご利用いただければ幸いです。（リンクや他メディアへの紹介は希望いたしません。）
●メールを書くときの注意
※OSや機種に表示を依存する文字や半角カナ文字は使わない。
- インターネットの電子メール送受信では半角カナを正しく扱うことができませんし、文字化けの原因になります。
- 特にWINDOWS系のOSの場合、カタカナの変換を半角で行うことに慣れてしまっているユーザが少なくありませんので注意が必要です。
- WINDOWS上のフォントである「ＭＳ Ｐゴシック」や「MS UI GOTHIC」では全角カナと半角カナの表示の差異が小さいので、メールの表示で使うフォントは「ＭＳ ゴシック」を強く推奨します。MacOSの場合は、「Osaka−等幅」を推奨します。
- WINDOWSの日本語入力プログラム（MS-IMEなど）は句読点や記号類を半角カナ領域の文字を使う設定にする場合がありますから、これは解除しておきましょう。（「」を半角で打っている人をよく見かけますがトラブルの元です）
- 半角カナは前時代の遺物ですし、見栄えも良くありませんから、普段の文書作成の時から半角カナを使わない文章作りを心がけると良いでしょう。
- OSやフォントのメーカーが独自に拡張した文字領域の文字は、異なったOSでは読めないことが多いです。受信側がどのOSを使っていても読める文字のみを使ってメールを書きましょう。次のリンク先に具体的な実例がありますので、是非ご覧下さい。
※一行ごとに適切な改行をする。
- 受信側の環境によっては、改行の入っていないテキストを正しく読むことができない場合がありますので、日本語で一行30〜40文字程度で改行するようにしましょう。
- 文章を引用されることも考慮して、一行は短めの方が親切です。
※送信の設定はJIS 7bitあるいはISO-2022-JPにする。
- インターネットのメールの仕組みは、元々英語圏で開発されましたので、日本語を送受信することができませんでした。うまく日本語の文字コードを送受信するために規定された仕組みとしてISO-2022-JP（JIS 7bit）があります。日本語を送受信するためには、これをメールソフトの初期設定で設定しておく必要があります。
- SHIT-JISやEUCはインターネットのメール送受信用ではありませんので、それらに設定しているとトラブルのもとです。Unicode（UTF-8）を採用したメールソフトも登場してきましたが、まだまだ受信側の用意が完全にできていませんので、UTF-8での送信も行わない方が良いでしょう。
※プレーンテキスト（plain text）で送信する。
- プレーンテキストとは、「字飾りや文字の大きさなどを指定した修飾情報」を持たないテキストのことを言います。メールソフトの初期設定で、送信時にプレーンテキストと書式付きテキストのどちらの形式で送るかを設定できますので、プレーンテキストで送信するように設定しておきます。
- 最近では、書式付きテキスト（スタイルテキストやHTML形式）を利用することができるメールソフトが多くなりましたが、これを利用するとメールを受け取った相手が読めない場合がありますし、現在ではウィルスの感染経路としても警戒されていますので、書式付きテキストでの送信は推奨しません。また書式付きテキスト受信時もスクリプトの実行をさせない設定にしておくことも忘れないようにしましょう。
●添付ファイル送信時の注意
※アプリケーションから保存したままの形のファイルをそのまま添付しない。
- WORDやEXCELなどのファイルは無駄にファイルサイズが大きいですし、送信中に中身が壊れる可能性もあるので、そのままの形での添付はやめましょう。（次項に挙げる圧縮をしてください。）
- 特に、レイアウトに意味が無い書類であるにも関わらず、WORDや一太郎などのワープロ書類をそのまま添付する人は、文章だけで用事が済む場合は本文中にテキストをペーストして送るよう心がけましょう。
- そもそも、受信側が貴方と同じアプリケーションを持っているとは限りませんので、環境に左右されずに開くことができるファイル形式（画像ならJPEGやGIF、文章ならプレーンテキスト、レイアウトされた文章ならPDF etc）で送るようにしましょう。
※添付するファイルは圧縮ソフトを使って圧縮する。
- ファイルを圧縮するとファイルサイズが1割から6割にまで小さくなって送受信にかかる時間が節約できますし、ファイルも安全です。
- JPEGやGIFなどの画像ファイルは既に圧縮されていますので、そのまま添付しても良いです。
- ファイルを圧縮する際に、複数のファイルをひとつにまとめることができるので便利です。
- 圧縮・解凍ソフトは次のリンクを参照してください。
※受信側がファイル解凍ソフトを用意していないと思われるときは…
圧縮ソフトによっては、自己解凍形式の圧縮ファイル（.exeや.sea実行形式）に書き出せるものがありますので、これを利用し、自己解凍形式に圧縮して添付します。
※添付ファイルのファイル名について。
- 古いOSではファイル名を半角英数字8文字以下しか認識しませんし、日本語のファイル名は送受信の間にトラブルが起こることも少なくありませんので、ファイル名はできるだけ短く半角英数字でつけましょう。
- OSの仕様によって、ファイル名に使えない文字がありますので、それらを使わないようにしましょう。（例えば \ / ; . * ? " < > : というような半角英数字です）
- Windows環境では、適切な拡張子（ファイル名最後のピリオド＋数文字）がファイル名に付いていないと、適切なアプリケーションでそのファイルを開くことができませんし、そもそもどういう種類のファイルかということも識別できませんので、特にMacOSユーザの方は拡張子に注意してください。
※大容量のファイルは添付しない。
受信側の接続環境によっては、大容量の添付ファイルを受信するのに膨大な時間がかかることもありますし、プロバイダによっては一通あたりのメールのサイズを制限されている場合も少なくありませんので、事前の合意が無い場合は大容量のファイル添付は避けた方が良いです。
※意図しない添付ファイルについて。
- 相手のアドレス帳向けのデジタル署名や電子名刺機能を利用していると、相手のメールソフトがそれに対応していない場合は、小さな意味のないゴミファイルとしてそれらが添付されます。この機能はなるべく使わない方が良いでしょう。
- PostPetなどのメールソフトでは、様々な遊びの要素を添付書類として送受信する仕組みになっています。相手が同じようなメールソフトを使っていない場合は、そういった遊びの機能は切っておくべきです。
※添付ファイルのエンコード形式について。
- メールはテキストを送受信するものですので、実は、添付ファイルは一時的にテキスト化されてメールの最後にくっついて送受信されます。このテキスト化の方法をエンコードと呼び、様々な形式があります。反対にテキスト化されたファイルを元に戻すことをデコードと言います。受信側のメールソフトがデコードできる形式で送信側はエンコードしなくてはいけません。
- 現在主流のエンコード形式はMIME（BASE64）と呼ばれるものですが、ちょっと古いMacOS用メールソフトではMIMEに対応しておらず、BinHexというエンコード形式を採用しています。また、UNIX系のOSでは古くからUUというエンコード形式が一般的です。
※WindowsからMacOSへ送るときは…
- 圧縮形式はLHAかZIPで行う。
- 「.exe」という拡張子のファイルはMacOSでは開くことができません。注意。
- ファイルのエンコード形式は、できればBinHexを使い、BinHexを使えない場合はMIMEを使う。
※MacOSからWindowsへ送るときは…
- 圧縮形式はLHAかZIPで行う。
- 「.sea」という拡張子のファイルはWindowsでは開くことができません。注意。
- ファイルのエンコード形式は、MIME（BASE64或いはApple Double）を使う
- ファイル名に拡張子を忘れずに！
- 参考リンク→ Mac・Winのファイル交換！
※MacOSからMacOSへ送るときは…
- 圧縮形式はSITで行う。（DropStuffを使用）
- ファイルのエンコード形式は、BinHexを使う。
※WindowsからWindowsへ送るときは…
- 圧縮形式はLHAかZIPで行う。
- ファイルのエンコード形式は、MIMEを使う。
●その他（Tips）
※「TO:」や「CC:」、「BCC:」について。
- 同じメールを複数の人に送ることを同報メールと言います。このとき、「TO:（宛先）」欄に複数のアドレスをカンマかスペースで区切って列記すれば、一通のメールで事が済みます。
- 「CC:」というのはカーボンコピーの略で、同じメールをこの欄に列記したアドレスに送るためにあります。本命の宛先は「TO:」に、コピー送付の宛先を「CC:」に記述するというのが正しい使い方です。届いたメールの「CC:」欄には送信者が記述した通り記述されています。
- 「BCC:」はブラインドカーボンコピーのことで、「CC:」に記述したアドレスが受信者に全て見えてしまうのに対して、「BCC:」では全く表示されず、あたかも一通だけ送信したようになります。複数の宛先の秘密を守る本来の目的と共に、列記するアドレスの数がかなり多くなる場合にメールヘッダを煩わしくしないようにする目的としても使われます。特に事前了解のある会報的な同報メールであれば、「TO:」や「CC:」に長々とアドレスを表示させるよりも「BCC:」を使う方がスマートでしょう。
※自分の実名を設定する欄には日本語ではなく、ローマ字で記入しておく。
受信側の環境によっては、メールのヘッダと呼ばれるサブジェクトや送信者の名前を記録する部分の日本語が読めない場合があります。海外へ送るときは、ほとんどこれにあたると思って良いです。（海外に友人が居なくても、意図せずに海外にメールを送る機会は、誰にでも絶対にあります。）
※署名は海外送信用に、英文のものも用意しておく。
日本語の署名は、例えば英語環境では文字化けして全く読めませんので、不意に海外へメールを送ることもあると考えた場合、不適切です。
※フランス語・ドイツ語・スペイン語などのメール送信。
このページで前提にしているISO-2022-JPでのメール送信では、上記外国語テキストは正しく送ることができませんので、それぞれの言語に合わせた形式で送らなければいけません。「電子メールでフランス語／欧文を使う」などを参考にしてください。
●マナー
※電子メールも郵便手紙もマナーは同じ。
- 宛先人が格別に親しい間柄では無い場合、特に、初めてメールを差し上げる場合などは、「自分が何処の誰で、どういう理由でこのメールを出したか」ということを最初に明記しないと、受信した人に対してはとても失礼なメールです。最悪イタズラメールと思われても仕方がないでしょう。インターネットの普及で、知らない人にいきなりメールを送りつけることが容易くなりましたが、こういった礼儀をわきまえないといけないことは言うまでも無いでしょう。
- インターネットの普及によって、元々文章を書き慣れていない人達が電子メールを始め出したものですから、わけの分からないメールが飛び交い、読む方も苦労します。普段から文章を書くことを練習し、用件が有る場合は、簡潔に分かりやすく書くことを心がけるようにしましょう。
※署名は楽しいけれどほどほどに。
- 電子メールの利用に慣れてくると楽しい署名を入れたくなります。しかし、メールの本文よりも長い署名は失笑をまねきますので、普段自分が書く文章の長さも考慮してほどほどの長さの署名にしておきましょう。
- メールは、「ＭＳ ゴシック」や「Osaka−等幅」などの等幅フォントでで書いたり読むことが普通です。当然、署名の文字絵もそれらの等幅フォントで表示した時に、意味が分かるようになっていなければいけません。
※スペースでの行頭揃えについて
アウトライン書きや箇条書きというような特別な理由があれば別ですが、行頭に余分な空白を入れてテキストを整形することは引用の際に邪魔になりますので、そのインデントが本当に必要かどうか良く考えましょう。（書く人の趣味の問題で、ほとんどは不要の筈です。）
※メーリングリストには添付ファイル付きの投稿はしない。
添付ファイル付き投稿を許可しているメーリングリストもありますが、多くは敬遠されます。嫌われないためにも是非守ってください。もちろん、このページの最初の「メールを書くときの注意」に書いてあることも守らなければいけません。
※携帯電話のメールにご注意。
幾分改善されてきていますが、携帯電話の電子メール利用はメールボックスのサイズが小さいですから、未読を溜めるとすぐにエラーが起こります。また、携帯電話からコンピュータへのメール送信もうまく改行が入らないなどして文字化けが起こることもよくあります。コンピュータ〜携帯電話の双方向のメールのやりとりは、緊急時や特別の事情が無い限り、現状ではお勧めできません。特にメーリングリストの利用などは携帯電話では避けるべきです。